01 / Kapitel
So läuft ein transkribiertes Meeting ab
Du startest die Aufnahme in der Notiz-App, legst das Tablet in die Mitte des Tisches und schreibst nur noch Stichworte und Entscheidungen mit dem Stift. Nach dem Meeting liefert dir das Gerät den Text, bei iFLYTEK laut Hersteller mit Zusammenfassung und erkannten Aufgaben.
Deine handschriftlichen Stichworte bleiben neben dem Transkript. Das ist der eigentliche Gewinn: Du hörst zu, statt zu tippen, und hast trotzdem alles schwarz auf weiß.
Unser Rat: Schreib im Meeting nur Entscheidungen und Fristen mit. Den Rest holst du dir aus dem Transkript.
02 / Kapitel
Einwilligung zuerst, dann Aufnahme
Eine Aufnahme ohne Zustimmung der Teilnehmer ist nicht erlaubt. Kündige die Transkription am Anfang an, hol dir ein Ja von allen und notiere es in der Notiz. Bei externen Gesprächspartnern und Kunden fragst du vorher per Mail.
Kläre außerdem, wo die Aufnahme landet: Die Verarbeitung läuft laut Herstellern in der Cloud. Für Personalgespräche, Vertragsverhandlungen und vertrauliche Projekte entscheidet deine IT oder dein Datenschutzbeauftragter, ob das geht.
Unser Rat: Ohne Ja aller Beteiligten keine Aufnahme. Das schützt dich und macht die Funktion im Team akzeptiert.
03 / Kapitel
Fachbegriffe, Dialekte und mehrere Sprecher
Transkription funktioniert am besten bei klarer Sprache, wenig Nebengeräuschen und einem Mikrofon in der Nähe. Fachbegriffe, Namen und Dialekte sind die Schwachstellen: Prüfe sie im Transkript gezielt, bevor du es weitergibst. Wie zuverlässig die Erkennung bei dir ist, zeigt nur ein Test mit deinem Team.
Bei mehreren Sprechern hilft eine Sprechererkennung, die nicht jedes Gerät bietet. Notiere dir wichtige Aussagen mit Namen als Stichwort, dann kannst du sie später zuordnen.
Unser Rat: Behandle das Transkript als Entwurf. Entscheidungen und Zahlen prüfst du gegen deine Stichworte.
04 / Kapitel
Transkription ohne Internet: Was geht
Die KI-Verarbeitung braucht laut Herstellern eine Verbindung, bei iFLYTEK ausdrücklich WLAN. Ohne Netz nimmst du auf und schreibst, das Transkript kommt später. Plane das für Besprechungsräume ohne Gäste-WLAN ein.
Geräte mit Mobilfunk wie der Viwoods AiPaper Reader umgehen das, haben aber keinen Stift. Für Meetings bleibt die Kombination aus Tablet mit Stift und WLAN im Raum die praktische Lösung.
Unser Rat: Prüfe das WLAN im Besprechungsraum, bevor du dich auf die Transkription verlässt.
